隨著數(shù)字化的不斷推進(jìn),構(gòu)建現(xiàn)代的數(shù)字檔案館已然成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢和重要的戰(zhàn)略之舉。根據(jù)國家檔案局2025年發(fā)布的《推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)施辦法(試行)》,數(shù)字檔案館是指各級(jí)各類檔案館運(yùn)用現(xiàn)代管理理念和新一代信息技術(shù),對檔案實(shí)體和檔案數(shù)字資源進(jìn)行收集、管理、保存、利用等業(yè)務(wù)活動(dòng),具有數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化特征的運(yùn)行體系。在此同時(shí),數(shù)字化轉(zhuǎn)型正在重塑各行各業(yè)的運(yùn)營模式,核心在于通過數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)增長,本質(zhì)是依托對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的高效運(yùn)用,提升企業(yè)運(yùn)營效率和客戶體驗(yàn)。這篇文章將深入的帶您探討數(shù)字檔案館建設(shè)與數(shù)字化轉(zhuǎn)型之間的內(nèi)在聯(lián)系,分析兩者如何相互促進(jìn)、協(xié)同發(fā)展。
數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,主要包括基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、檔案數(shù)字資源、檔案共享利用、制度規(guī)范、安全保障等內(nèi)容。其核心特征體現(xiàn)在三個(gè)方面:
數(shù)字化?:通過信息技術(shù)將傳統(tǒng)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式,實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和管理。深圳大學(xué)建設(shè)的國家級(jí)高水平數(shù)字檔案室,通過電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理全覆蓋,大幅提升了檔案管理效率。
網(wǎng)絡(luò)化?:構(gòu)建檔案信息共享平臺(tái),打破信息孤島,實(shí)現(xiàn)檔案資源的跨部門、跨區(qū)域共享利用。航空工業(yè)集團(tuán)通過數(shù)字檔案館建設(shè),實(shí)現(xiàn)了基于金航網(wǎng)的集團(tuán)級(jí)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)和檔案在線進(jìn)館。
智能化?:引入人工智能等先進(jìn)技術(shù),提升檔案管理的自動(dòng)化水平。深圳大學(xué)探索引入人工智能技術(shù),完成數(shù)碼照片檔案資源的智能整合與分類,顯著提升了檔案資源的歸集效率。
數(shù)字化轉(zhuǎn)型包含多個(gè)維度的變革,其關(guān)鍵要素包括:
戰(zhàn)略先行?:數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要頂層設(shè)計(jì)和戰(zhàn)略規(guī)劃,明確轉(zhuǎn)型目標(biāo)和路徑。企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型特別強(qiáng)調(diào)以創(chuàng)造用戶需求為核心,通過數(shù)字化方式持續(xù)迭代和綜合優(yōu)化產(chǎn)品服務(wù)。
數(shù)據(jù)支撐?:數(shù)據(jù)成為核心資產(chǎn),數(shù)字化轉(zhuǎn)型強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的收集、分析和應(yīng)用。數(shù)字檔案館建設(shè)正是通過構(gòu)建檔案數(shù)字資源體系,為組織積累寶貴的數(shù)據(jù)資產(chǎn)。
技術(shù)提升?:云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)為數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供強(qiáng)大支持。這些技術(shù)同樣被廣泛應(yīng)用于數(shù)字檔案館建設(shè)中,如深圳大學(xué)采用微模塊架構(gòu)部署B(yǎng)級(jí)數(shù)據(jù)機(jī)房,為檔案數(shù)字資源提供穩(wěn)定、安全的存儲(chǔ)環(huán)境。
組織變革?:數(shù)字化轉(zhuǎn)型要求建立新的組織文化和管理模式。數(shù)字檔案館建設(shè)也需要形成"黨委領(lǐng)導(dǎo)、檔案館牽頭、各職能部門協(xié)同"的工作格局,如深圳大學(xué)的實(shí)踐所示。
數(shù)字檔案館建設(shè)與數(shù)字化轉(zhuǎn)型之間存在深刻的互動(dòng)關(guān)系,主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
數(shù)字檔案館建設(shè)是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要組成部分?。根據(jù)國家檔案局文件,數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略的重要內(nèi)容,是推動(dòng)檔案事業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵舉措。通過數(shù)字檔案館建設(shè),組織能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理流程的數(shù)字化重構(gòu),提升檔案的服務(wù)能力,這是組織整體數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要一環(huán)。
數(shù)字化轉(zhuǎn)型為數(shù)字檔案館建設(shè)提供技術(shù)和方法支持?。數(shù)字化轉(zhuǎn)型強(qiáng)調(diào)的數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)、智能化等理念,為數(shù)字檔案館建設(shè)提供了先進(jìn)的技術(shù)手段。例如,航空工業(yè)集團(tuán)通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型,建立了上下貫通、自主可控的集約型數(shù)字檔案館,顯著提升了檔案支撐保障業(yè)務(wù)能力。
數(shù)字檔案館建設(shè)成果反哺數(shù)字化轉(zhuǎn)型?。數(shù)字檔案館積累的檔案數(shù)字資源,成為組織重要的數(shù)據(jù)資產(chǎn),可以為數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供數(shù)據(jù)支撐。同時(shí),數(shù)字檔案館建設(shè)過程中形成的制度規(guī)范、安全保障體系等,也為組織其他領(lǐng)域的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。
兩者共同促進(jìn)組織治理現(xiàn)代化?。數(shù)字檔案館建設(shè)和數(shù)字化轉(zhuǎn)型都致力于提升組織的治理能力和水平。通過數(shù)字檔案館建設(shè),組織能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化;通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型,組織能夠提升整體運(yùn)營效率和決策科學(xué)性。兩者相輔相成,共同推動(dòng)組織治理體系和治理能力現(xiàn)代化。
數(shù)字檔案館建設(shè)與數(shù)字化轉(zhuǎn)型之間存在著密切的內(nèi)在聯(lián)系和協(xié)同效應(yīng)。通過對數(shù)字檔案館的建設(shè)不僅為檔案領(lǐng)域的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了切實(shí)的、可操作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),也為我們國家的組織的整體的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了重要的數(shù)據(jù)的支撐和寶貴的經(jīng)驗(yàn)的借鑒;而國家的組織的這一全面的數(shù)字化轉(zhuǎn)型又為我們的數(shù)字檔案館的建設(shè)提供了充分的技術(shù)的支持和方向的指引。當(dāng)前,我國數(shù)字檔案館建設(shè)已進(jìn)入快速發(fā)展階段,深圳大學(xué)、航空工業(yè)集團(tuán)等單位的實(shí)踐表明,將數(shù)字檔案館建設(shè)納入組織整體數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略,能夠取得顯著成效。
面向未來,數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)更加緊密地與數(shù)字化轉(zhuǎn)型相結(jié)合:一方面,積極應(yīng)用數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的新興技術(shù),如人工智能、區(qū)塊鏈等,提升數(shù)字檔案館的智能化水平;另一方面,充分發(fā)揮數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)價(jià)值,為組織數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供有力支撐。通過數(shù)字檔案館建設(shè)與數(shù)字化轉(zhuǎn)型的良性互動(dòng),必將推動(dòng)檔案事業(yè)和各類組織在數(shù)字化時(shí)代實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。