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2025年10月11日，中央和國家機關檔案工作第六、八協作組在中國科學院檔案館聯合召開了機關數字檔案室建設專題業務交流活動。這次活動由國家檔案局館室業務指導司指導，23家成員單位檔案工作負責人和有關人員參加，標志著中央和國家機關檔案工作數字化轉型邁出了重要一步。
中央和國家機關檔案工作協作組是國家檔案局開展機關檔案業務指導工作的有效抓手，是機關檔案工作人員進行檔案工作交流和業務研究的組織形式。第六、八協作組此次聯合開展的數字檔案室建設專題交流研討，是在《推進機關數字檔案室建設實施辦法(試行)》正式印發后的一次重要實踐探索。
數字檔案室作為信息化條件下檔案室的"升級版"，是管理機關檔案信息、聯結機關辦公自動化與數字檔案館建設的關鍵一環。建設符合國家和社會信息化發展要求的數字檔案室，有利于提高機關檔案工作水平，維護機關檔案信息的真實、完整、可用和安全，提升機關行政效率和公共服務能力。
研討會上，各成員單位圍繞機關檔案信息化建設、檔案工作監督檢查迎檢與整改落實、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報審、年度歸檔與檔案資源開發利用等主題進行了深入交流。重點討論了以下幾個方面：
數字檔案室建設實踐經驗?：部分單位分享了本單位在數字檔案室建設過程中的成功經驗和遇到的挑戰，包括系統選型、流程再造、人員培訓等方面的具體做法。
電子文件歸檔管理?：與會代表就如何實現電子文件全流程管理、確保電子檔案長期保存和有效利用進行了深入探討，提出了許多建設性意見。
標準規范實施?：各單位交流了在落實《數字檔案室建設指南》和《推進機關數字檔案室建設實施辦法(試行)》過程中的具體做法和遇到的問題。
安全與風險防控?：針對數字檔案室建設中的數據安全、系統安全、網絡安全等問題，與會專家提出了多項風險防控建議。
國家檔案局辦公室印發的《推進機關數字檔案室建設實施辦法(試行)》明確了數字檔案室的建設標準和管理要求。該《辦法》指出：
數字檔案室建設是新形勢下機關檔案工作的方向和必然要求，是電子檔案單套管理的基礎性條件。
開展辦公自動化及業務電子化運行的機關應當建設數字檔案室。
數字檔案室建設和認定工作實行統一領導、分級管理。
《辦法》還附帶了《數字檔案室建設指標》，包含30項基礎性內容和20項高水平內容，以定性與定量結合的方式，為數字檔案室建設提供了明確指引。
提高檔案管理效率?：數字檔案室可以高效地收集、整理和存儲電子文檔，通過數字化處理，文檔的查找和檢索速度大幅提升。
降低管理成本?：電子文檔存儲容量大，不需要占用大量物理空間，同時也不需要專門的管理人員，能夠有效節約人力成本。
保障數據安全?：數字檔案室可以設立權限，限制只有特定人員才能訪問和編輯文檔，減少信息泄露和誤操作的風險。
便于歷史追溯?：數字檔案室可以記錄文檔的變更歷史，提供方便的追溯功能，有利于對歷史數據進行精確的分析和處理。
根據國家檔案局2025年工作要點，下一步將：
加強對《推進機關數字檔案室建設實施辦法(試行)》的解讀和宣傳，舉辦專題培訓班。
對符合條件的中央和國家機關數字檔案室開展認定工作。
指導省級檔案主管部門做好本地區數字檔案室的認定工作。
此次第六、八協作組的專題交流研討，為中央和國家機關數字檔案室建設提供了寶貴的經驗交流平臺，必將推動機關檔案工作向數字化、智能化方向轉型升級。各成員單位表示，下一步將聚焦國家檔案局2025年度工作部署，結合本單位實際抓好落實，依托協作組平臺加強交流學習。
