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引言

隨著科技發(fā)展數(shù)字化不斷深入，傳統(tǒng)的“紙本”檔案的管理模式也逐漸暴露了其難以滿足現(xiàn)代組織的高效的協(xié)同工作的劣勢。智慧檔案室的一體化建設(shè)方案，通過將云計(jì)算、大數(shù)據(jù)以及物聯(lián)網(wǎng)等前沿技術(shù)加以整合，打造出了一個(gè)能夠覆蓋檔案整個(gè)生命周期的智能化管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)為不同部門間的檔案共享筑牢了技術(shù)根基。這種創(chuàng)新模式不僅讓檔案管理效率得到了顯著提升，還逐一擊破了原本各部門間存在的信息壁壘，進(jìn)而達(dá)成了資源的高效配置與合理運(yùn)用。

一、檔案跨部門共享方案

1. 構(gòu)建統(tǒng)一技術(shù)平臺(tái)

借助構(gòu)建以“1+N”式的數(shù)據(jù)中臺(tái)的設(shè)計(jì)，即1個(gè)市級(jí)的數(shù)據(jù)中臺(tái)既能統(tǒng)一全市的數(shù)據(jù)的歸集與分發(fā)，又能通過API的接口對(duì)N個(gè)部門的子節(jié)點(diǎn)的數(shù)據(jù)進(jìn)行接入與支撐。平臺(tái)需具備數(shù)據(jù)脫敏加密、動(dòng)態(tài)權(quán)限管理和區(qū)塊鏈存證功能，確保數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)安全可追溯。例如，德陽市數(shù)字檔案館系統(tǒng)在政務(wù)云上配備24臺(tái)虛擬服務(wù)器和90T存儲(chǔ)空間，為跨部門共享提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支撐。

2. 建立標(biāo)準(zhǔn)化共享機(jī)制

依托于對(duì)《跨部門數(shù)據(jù)共享管理辦法》逐一明確其數(shù)據(jù)的共享范圍、相應(yīng)的權(quán)限和流程明確的法律法規(guī)的制定，切實(shí)地為跨部門的數(shù)據(jù)共享提供了堅(jiān)實(shí)的法治保障。實(shí)施"三清單"制度：需求清單（部門提出數(shù)據(jù)需求）、責(zé)任清單（明確數(shù)據(jù)提供方義務(wù)）、負(fù)面清單（禁止共享的數(shù)據(jù)類型）。嘉興市通過統(tǒng)一保管期限、引入AI技術(shù)等5項(xiàng)關(guān)鍵舉措，簡化歸檔流程，確保共享規(guī)范有序。

3. 創(chuàng)新協(xié)同管理模式

成立跨部門數(shù)據(jù)共享領(lǐng)導(dǎo)小組，由主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。設(shè)立數(shù)據(jù)專員崗位，形成"橫向到邊、縱向到底"的協(xié)同網(wǎng)絡(luò)。宿遷市檔案共建共享平臺(tái)通過虛擬獨(dú)立檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各單位數(shù)據(jù)庫隔離管理下的信息互通，既保障安全又促進(jìn)共享。

二、面臨問題和解決方案

主要問題

收集范圍狹隘?：部分單位僅關(guān)注正式公文，忽視調(diào)研報(bào)告、會(huì)議記錄等有價(jià)值資料

共享意識(shí)薄弱?：領(lǐng)導(dǎo)重視不足，投入有限，常將檔案管理視為輔助性工作

技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一?：數(shù)字化進(jìn)程緩慢，電子檔案兼容性差，形成新的信息孤島

解決方案

擴(kuò)展收集范圍?：將業(yè)務(wù)調(diào)研、會(huì)議紀(jì)要、多媒體資料等納入歸檔范圍，全面反映工作全貌

強(qiáng)化制度保障?：將檔案共享納入績效考核，如鄖西縣將數(shù)字化工作納入全縣考核體系

統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)?：采用結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)同步歸檔模式，如嘉興市部署"原生數(shù)據(jù)歸檔管理組件"實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接

總結(jié)

憑借智慧檔案室的技術(shù)平臺(tái)的建設(shè)、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定和對(duì)管理創(chuàng)新等三者的有機(jī)的統(tǒng)一，能夠有效地破除傳統(tǒng)的檔案管理中所存在的信息孤島局面。如嘉興市、德陽市等地的典型實(shí)踐所證明的那樣，這一模式的運(yùn)用都能較大地提高了檔案的利用效率，促進(jìn)了組織的協(xié)同。未來，隨著AI、區(qū)塊鏈等技術(shù)的深入應(yīng)用，智慧檔案室將在確保安全的前提下，實(shí)現(xiàn)更廣泛、更智能的資源共享，為組織決策和業(yè)務(wù)發(fā)展提供更強(qiáng)支撐。