深度探索檔案環控安全與檔案管理
智慧檔案館整體解決方案領導者
全國咨詢熱線020-86536794
但隨著數字化的不斷深入，傳統的“紙本”檔案管理的弊端也逐漸凸顯，已難以滿足現代企事業單位對高效、安全、智能的管理的深切需求。以檔案的高效管理為組織的長遠運營、對歷史的準確的追溯、對合規的持續的保證都提出了極高的要求，顯然其管理的方式就必須隨之升級起來了。借助著對多年的技術積累，萬林科技就此推出了以“智慧檔案室一體化”為核心的全方位的解決方案，有效的助力了各類機構從傳統的“簡單的存檔”向“真正的用檔”實現了從“零到一”的全面的躍遷。
許多單位仍在使用紙質檔案為主、人工登記的管理模式。這種模式下，檔案管理一體化幾乎無從談起。查找一份文件可能需要數小時，檔案錯放、遺失、損毀風險高，且缺乏有效的權限控制與追溯機制。更嚴重的是，隨著數據量激增，檔案室空間緊張、溫濕度控制不精準、安防薄弱等問題日益突出。
由此可見，目前我們的跨部門的協作都存在較大的困難，各個部門的信息都相對封閉，造成了信息的孤島局面，最終都導致了檔案的資源的利用率都相對較低。這些問題不僅影響工作效率，更可能在審計、合規檢查中帶來風險。但傳統的以“檔案室”為核心，傳統的檔案室方案設計往往只停留在對物理的空間的布局的簡單的規劃上，對其所能支撐的智能化的系統與相應的工作流程的深度的融合都未能真正的做到，從而難以真正的支撐起今后檔案的數字化轉型的需求。
針對上面的痛點，萬林科技提出了一套完整的智慧檔案室一體化管理體系。這套方案以“智能硬件+軟件平臺+數據服務”為核心，實現檔案從采集、存儲、管理到利用的全生命周期數字化管控。
在硬件層面，方案集成了智能密集架、RFID標簽識別系統、環境監控傳感器（溫濕度、煙感、漏水等等）、視頻安防與門禁系統，確保檔案物理安全與環境可控。每一份檔案都配備唯一RFID電子標簽，實現“一物一碼”，出入庫自動識別，無需人工翻找。
在軟件層面來說，萬林科技自主研發的檔案管理系統支持多級權限管理、在線借閱審批、智能檢索、電子歸檔與OCR識別。基于與OA、ERP等企業的現有平臺的無縫的對接，有效地打破了傳統的信息壁壘，最終真正的實現了檔案的管理的“一體化”。基于對大量的數據的深入分析，系統不僅能為我們提供大數據的統計報表，還能通過熱力圖、借閱的趨勢報告等多種形式的數據的可視化的輔助決策的優化。
萬林科技的檔案室方案設計不僅僅停留在模板的打印上，而是充分地將對不同行業的深入的了解——從政府機關到醫院，從高校到企業都能根據其所特有的空間的局限性與其所特有的業務的流程，對其都能定制出一套最合其實際的專屬的智慧檔案室的布局與功能的模塊，從而大大地提高了方案的實用性與前瞍性。
1. 全流程自動化：從檔案的入庫、借閱的預約、到最終的歸還全部不再需要人工的干預，有效地大幅地降低了由人為的錯誤所帶來的不必要的時間成本。
2. 高安全性保障：國密級的加密技術的完美的融合，結合了對檔案的生物識別的門禁管理與實時的監控等一系列的高安全性保障的措施，有效的將檔案的數據與實體都進行了雙重的安全的把關。
3. 可擴展性強：可擴展性使得系統既可以支持云部署，也可以本地化部署，并可輕松的接入如AI的智能分類、語音的檢索等新功能，極大的提高了系統的靈活性和可持續性。
4. 綠色節能設計：智能環境調控系統根據實時數據自動調節空調、除濕設備，降低能耗，符合綠色辦公理念。
5. 全周期服務支持：從項目的前期的勘察、方案的設計到后期的運維的升級等一站式的全周期的服務支持為客戶提供所需的系統長期的穩定運行的保障。
憑借對智慧的檔案室一體化的管理系統的推廣，不僅為我們提高了檔案的管理效率，更將原本的“靜態的資源”推向了“動態的資產”，為組織的高效的數字化轉型提供了堅實的支撐和保障。
但不少單位在推進智慧檔案的建設過程中，卻常常為“投入的大、見效的慢”、“員工不會用”等一系列的難題所困擾。借助萬林科技的靈活的部署模式和分期的實施方案，不僅能有效地降低了初期的投入壓力，而且還能根據客戶的實際情況和需求將其逐步的推向深入的應用和發展。系統界面簡潔直觀，操作培訓僅需1-2天即可上手。不僅其完善的售后服務體系——7×24小時的技術支持，也讓萬林科技的系統更具可靠性，得以長期穩定地運行在客戶的身邊。
但要實現數字化的轉型，也并非一日之功，但每一步的推進都將對未來的發展起到至關重要的作用。采用萬林科技的**檔案室的智慧化管理系統**不僅僅地為組織的檔案室的工作水平的簡單的升級手段，更是為組織的各個方面構建了一個安全、高效、智能的現代的信息管理的中樞，徹底地改變了以往的傳統的管理方式。
